"이번 회식 자네가 좀 챙겨봐." 이 한마디에 갑자기 총무가 되면, 대부분 무엇부터 손대야 할지 몰라 우왕좌왕합니다. 그런데 회식 준비가 어려운 진짜 이유는 일이 많아서가 아니라, 할 일이 순서 없이 머릿속에 뒤엉켜 있어서입니다. 날짜·인원·예약·공지·결제를 언제 어떤 순서로 처리할지만 정리되면, 처음 맡아도 어렵지 않습니다. 분당 정자동에서 수많은 총무를 응대해온 입장에서, 처음이라도 그대로 따라 하면 되는 준비 타임라인을 D-7부터 당일까지 정리했습니다.
한눈에 보는 준비 타임라인
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D-7 · 날짜와 대략 인원 정하기
가장 먼저 날짜입니다. 참석률이 걸린 문제라 요일 선택이 중요합니다. 동시에 예상 최대 인원을 어림해 둡니다.
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D-7 · 장소 알아보고 가예약
날짜가 서면 바로 장소를 잡습니다. 인원 확정을 기다리지 말고, 예상 최대 기준으로 가예약해 자리부터 선점하세요.
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D-6 · 1차 공지 올리기
날짜·시간·장소·회비·회신 기한을 담아 단톡방에 공지합니다. 참석 여부를 언제까지 알려달라고 명확히 적습니다.
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D-3 · 인원 확정, 예약 조정
회신을 취합해 인원을 확정하고, 매장에 최종 인원과 못 먹는 음식 등을 전달해 룸·구성을 맞춥니다.
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D-1 · 리마인드와 결제 준비
"내일 ○시 ○○에서 봬요" 리마인드를 올리고, 법인카드·세금계산서나 회비 걷는 방식을 정리해 둡니다.
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D-day · 자리 챙기고 마무리
먼저 도착해 자리를 확인하고, 끝날 무렵 결제와 귀가(대리·막차)를 챙기면 총무의 하루가 깔끔하게 마무리됩니다.
D-7 : 날짜와 장소를 같은 날 잡으세요
첫 단추는 날짜입니다. 그리고 날짜가 정해지면 미루지 말고 같은 날 장소까지 잡는 게 핵심입니다. 인원이 확정되지 않았다고 예약을 미루면, 원하는 날짜의 자리가 먼저 나가버립니다. 예상 최대 인원 기준으로 가예약을 걸어두고, 세부는 나중에 조정하면 됩니다. 참석률을 좌우하는 요일 선택은 회식 날짜·요일 정하기에, 인원을 넉넉히 잡아야 하는 이유는 예약 인원이 바뀌었을 때에 정리돼 있습니다.
첫 총무가 가장 많이 하는 실수. "인원부터 다 모으고 예약하자"입니다. 순서가 반대입니다. 날짜·장소를 먼저 눌러두고 인원을 모아야, 원하는 자리를 놓치지 않습니다.
D-6 : 공지는 "답하기 쉽게" 쓰세요
장소가 잡히면 바로 공지를 올립니다. 공지에는 날짜·요일, 시작과 끝 시각, 장소, 회비 방식, 회신 기한이 다 들어가야 사람들이 바로 참석 여부를 답합니다. 정보가 빠지면 "생각해볼게요"가 되고, 그러면 총무가 개인 메시지로 쫓아다녀야 합니다. 회신이 빠른 공지 문구는 회식 공지 문구 쓰는 법에 템플릿까지 정리해 두었으니 그대로 가져다 쓰셔도 됩니다.
D-3 : 인원 확정과 예약 조정
회신 기한이 지나면 인원을 확정하고 매장에 전달합니다. 이때 예산도 함께 확정하면 좋습니다. 1인당 기준을 정해 인원을 곱하면 결재도 정산도 깔끔한데, 이 방법은 회식 예산 역산법에 정리돼 있습니다. 알레르기·채식·비음주 팀원이 있다면 이 단계에서 매장에 미리 알려두세요. 배려하는 준비법은 못 먹는 음식 배려 회식을 참고하시면 됩니다.
D-1 ~ 당일 : 리마인드하고 마무리를 챙기세요
하루 전 리마인드는 참석률을 지키는 안전장치입니다. 현재 참석 인원을 함께 적으면 아직 답 안 한 사람도 움직입니다. 당일엔 조금 일찍 도착해 자리를 확인하고, 예약 시 확인할 항목은 예약 전 확인 8가지로 점검하세요. 자리가 끝날 무렵엔 결제와 귀가를 챙기면 됩니다. 대리·막차 등 안전 귀가 준비는 회식 후 안전 귀가에 정리돼 있습니다.
정리 — 순서만 지키면 처음이라도 됩니다
- D-7. 날짜와 장소를 같은 날 잡고 가예약으로 선점.
- D-6. 필요한 정보를 다 담은 공지로 회신을 빠르게.
- D-3. 인원·예산 확정, 매장에 배려 사항 전달.
- D-1~당일. 리마인드, 자리 확인, 결제·귀가 마무리.
총무 일은 센스가 아니라 순서입니다. 이 타임라인을 한 번 따라 해보면, 다음부터는 보지 않고도 몸에 뱁니다. 처음이라 걱정되시겠지만, 순서대로만 밟으면 빠뜨리는 것 없이 좋은 회식을 만들 수 있습니다.